موضوع دستور العمل: ثبت نام اصلی

طیف مخاطبان: معاون آموزشی دانشکده، مدیر گروه آموزشی، استاد راهنما و کارشناس امور آموزشی

-         تبیین  ضرورت و اهمیت حضور مدیران گروه، اساتید راهنما و کارشناسان امور آموزشی حداقل یک هفته قبل از شروع انتخاب واحد و نیز در بازه انتخاب واحد.

-         باز بینی و حصول اطمینان از سرفصل دروس، نظامندی تفکیک دروس مقاطع مختلف و برنامه هفتگی ثبت شده در سامانه گلستان توسط گروه آموزشی

-         مسئولین ذیربط (استاد راهنما، مدیر گروه و معاون آموزشی دانشکده ) تا قبل از شروع انتخاب واحد نسبت به بررسی و تایید نمودن درخواست مرخصی تحصیلی دانشجویان در سامانه گلستان اقدام نمایند.

-         مدیریت و کنترل رعایت مقررات آموزشی مرتبط با امر انتخاب واحد

-         آندسته از دروس انتخابی دانشجویان که از لحاظ ظرفیت -از نظر گروه آموزشی قابل ارائه نمی باشد- بلافاصله پس از انتخاب واحد به دانشجویان بنحو موثر اطلاع رسانی گردد و قبل از شروع حذف و اضافه عناوین دروس مذکور جهت حذف در سامانه گلستان به آموزش کل اعلام گردد.

-         مطلوب است دیدگاه حاکم برای انتخاب واحد و مدیریت و هدایت روند امر مزبور بر این اصل  استوار گردد که برنامه کلاسی و امتحانی -قبلاً تعیین و اعلام شده- پس از اتمام انتخاب واحد نیازمند تغییر نباشد.

-         قابل تاکید است انتخاب واحد اصلی فقط در روزهای تعیین و اعلام شده طبق تقویم آموزشی امکان پذیر است.

-         رعایت مقررات آموزشی برای همه کاربران سامانه گلستان (اعم از دانشجو و غیر دانشجو) الزامی است. عدم اطلاع از ضوابط آموزشی و یا امکان پذیری اقدام مغایر با مقررات آموزشی در سامانه گلستان هیچ حقی را برای رعایت ننمودن مقررات ایجاد نمی کند، لذا حصول اطمینان از آشنائی دقیق دانشجویان و عوامل امور آموزشی دانشکده به ضوابط امور آموزشی و کاربست قانومند سامانه گلستان بطور اولی در الویت اهمیت قرار می گیرد.

-        دانشجویانیکه  در ثبت نام مقدماتی شرکت نکرده اند، صرفاً می توانند در آخرین روز بازه ثبت نام اصلی، انتخاب واحد نمایند. دانشجونیانیکه در بازه ثبت نام مقدماتی دسترسی آنان به سامانه گلستان مسدود بوده است طبق اطلاعیه قبلاً اعلام شده - موظف بوده اند درخواست کتبی انتخاب دروس خود را در مهلت ثبت نام مقدماتی پس از تایید استاد راهنما به آموزش دانشکده تحویل داده باشند. آموزش دانشکده در آغاز ساعت کاری اولین روز ثبت نام اصلی، دسترسی برای انتخاب واحد این دانشجویان را در سامانه گلستان ایجاد نماید.

-         خاطر نشان می سازد برای ثبت درس معرفی به استاد لازم است ابتدا کارشناس دانشکده وضعیت اجبار در اخذ را درسامانه گلستان اعمال نماید. سپس به دانشجو تاکید گردد وی موظف است شخصاً نسبت به ثبت آن درس و با ذکر اسم استاد درس در سامانه گلستان اقدام بعمل آورد.

-         مسئولین امور آموزشی جهت مزید اطلاع از برخی مقررات مربوط به انتخاب واحد می توانند از مندرجات اطلاعیه های پیوست استفاده نمایند.

-         در موعد حذف و اضافه دانشجو می تواند حداکثر دو درس دیگر انتخاب یا دو درس انتخابی خود را حذف و یا دو درس انتخابی خود را با دو درس انتخابی  دیگر جابجا نماید مشروط به آنکه تعداد واحد های انتخاب درس از حد مقرر تجاوز نکند.

-         قابل ذکر است سقف واحد های مجاز انتخابی دانشجوبان در روز ثبت نام با تاخیر و دانشجویانیکه ثبت نام مقدماتی را انجام نداده اند حداکثر 14 واحد می باشد، همچنین در موعد حذف و اضافه دانشجو می تواند حداکثر  دو درس دیگر انتخاب یا دو درس انتخابی خود را حذف  و یا دو درس انتخابی خود را با دو درس دیگر  جابجا نماید مشروط به آنکه تعداد واحد های انتخابی درس از حد مقرر تجاوز نکند .

-         پس از اتمام حذف و اضافه، ثبت درس حتی درس معرفی به استاد، تغییر برنامه کلاسی و امتحانی و ارائه دروس جدید امکان پذیر نمی باشد.

-         مطلوب است انتخاب واحد دانشجویان نیمسال آخر -از جمله اخذ واحد با شرایط خاص در چارچوب مقررات آموزشی -در بازه انتخاب واحد انجام پذیرد.

-         لازم است در زمان انتخاب واحد وضعیت کارنامه دانشجویانیکه ادعانامه فارغ التحصیلی را ارائه نموده اند. بدقت از حیث درستی تعداد واحد های گذرانده هریک از انواع دروس و( اصلی تخصصی، پایه، اختیاری و عمومی) و مجموع واحدهای گذرانده طبق سرفصل دروس و رعایت مقررات آموزشی بررسی گرددو در صورت نادرستی ادعانامه، نتیجه بررسی سریعاً به اطلاع دانشجویان رسانده شود.

-         دانشکده می تواند در بازه ثبت نام با تاخیر با اخذ حداکثر 20 واحد دانشجویان صرفاً به دلایل مشروحه ذیل و با ارائه مستندات قانونی بصورت استثناء موافقت نماید.

*         فوت بستگان درجه یک دانشجو در بازه ثبت نام اصلی

*         بستری شدن دانشجو در بیمارستان در بازه ثبت نام اصلی

*         قرار گرفتن دانشجو در وضعیت ناشی از حوادث غیر مترقبه در بازه ثبت نام اصلی

*         انجام تسویه بدهی مالی حداکثر در بازه ثبت نام با تاخیر

*         موافقت کمیسیون موارد خاص با تمدید فرصت تحصیلی دانشجو پس از ثبت نام اصلی

*         موافقت با انتقالی، میهمانی و تغییر رشته دانشجو پس از ثبت نام اصلی

-         سقف مجاز در ثبت نام با تاخیر حداکثر 14 واحد می باشد.

-        تلاقی ساعت امتحانات دانشجویان نیمسال آخر برای دانش آموختگی در صورت ضرورت بلامانع است.

-        توصیه می گردد بمنظور بازتبیین مقررات مربوط به ثبت نام اصلی قبل از شروع تقویم امر مزبور، کارشناس مسئول دانشکده ها با این اداره هماهنگی لازم را بعمل آورند.

-        فرآیند ثبت و تایید واحد کار آموزی دانشجو:

 

       الف: واحد کار آموزی

  1. ابتدا دانشجو واحد کار آموزی را شخصاً در " منوی ثبت نام " ثبت می نماید.

  • آدرس : منوی ثبت نام / عملیات ثبت نام / ثبت نام اصلی

  1. دانشجو "درخواست کار آموزی" خود را شخصاً از مسیر زیر در سامانه ثبت و تایید می کند

  • ) آموزش / دانشجو / درخواستها / درخواست کار آموزی(

  1. گروه آموزشی از طریق پردازش شماره 13840 با ورود شماره دانشجویی یا توسط  گزینه " درخواستهای بررسی نشده" و انتخاب گزینه " جستجو " می تواند یکی از درخواستهای دانشجویان را مشاهده کند.

توجه: توسط گزینه " اصلاح " می توان اطلاعات اولیه درخواست را که دانشجو  وارد کرده اصلاح کرد.

-           توسط گزینه " حذف " درخواست حذف می شود.

  1. گروه آموزشی می تواند تایید / عدم تایید را ثبت و استاد درس را تعریف نماید.
  2. در صورت بدهکار بودن دانشجو این فیلد فعال شده و باید مورد تایید امور مالی قرار بگیرد.
  3. دفتر کار آفرینی و ارتباط با جامعه با انتخاب گزینه " تایید " معرفی نامه موقت یا معرفی نامه قطعی را برای دانشجو چاپ و صادر می نماید.
  4. دفتر کار آفرینی و ارتباط با جامعه می تواند با انتخاب گزینه " تایید " نام مسئول کار آموزی و شماره و تاریخ نامه جوابیه محل کار آموزی را ثبت کند.
  5. استاد درس می تواند پس از تایید نهایی دفتر کارآفرینی  نسبت به ثبت و قفل نمره کار آموزی اقدام نماید.

      ب: درس پروژه

1.                    ارائه درس پروژه در سامانه گلستان 

2.                    تعریف درس پروژه برای دانشجو

  • آدرس : درس / دروس خاص دانشجو / تعریف فعالیتهای آموزشی و پژوهشی دانشجویان
  • نام استاد برای هر دانشجو مشخص و ثبت گردد.

 

نکاتی که دانشجو ملزم به رعایت آن است:

-  قبل از ثبت نام با ورود به صفحه اول گلستان در قسمت " راهنما "، با کلیک بر روی  " راهنمای دانشجو " و سپس با کلیک بر روی عبارت  " راهنمای ثبت نام اصلی " مراحل و نحوه ثبت نام را به دقت مطالعه نمایید.

-  پس از انتخاب دروس می بایست در پایان با کلیک بر روی دکمه " اعمال تغییرات " دروس انتخابی را ثبت نمود. در غیر اینصورت هیچکدام از دروس انتخاب ثبت نخواهد شد.

- بمنظور حصول اطمینان از درستی انجام ثبت نام تاکید می گردد انتخاب واحد شخصاً توسط دانشجو صورت پذیرد.

 - ثبت نام نکردن دانشجو در هر نیمسال تحصیلی، انصراف از تحصیل محسوب می شود.

 - انتخاب واحد با تاخیر ( به هر دلیل از جمله عدم بموقع تسویه حساب شهریه ) تا سقف حداکثر 14 واحد مجاز می باشد.

- دانشجویان نوبت دوم می بایست کلیه بدهی های شهریه خود را تا قبل از انتخاب واحد تسویه نمایند در غیر اینصورت ضمن عدم امکان  انتخاب واحد، مسئولیت عواقب منفی آموزشی آن بعهده دانشجو خواهد بود. 

- درصورت عدم کسب نمره قبولی در درس حضوری نیمسال گذشته چنانچه در آن نیمسال دانشجو درس معرفی به استاد اخذ نموده است، درس معرفی به استاد می بایست حذف گردد.
- دانشجویان می توانند دروس انتخابی در ثبت نام مقدماتی را تا سقف 9 واحد با دروس دیگر جابجا نمایند.
- پس از اتمام بازه زمانی انتخاب واحد و تا قبل از شروع حذف و اضافه با مراجعه به اطلاعات جامع دانشجو در سامانه گلستان از ارائه قطعی تمامی دروس انتخابی خود اطمینان لازم را حاصل نمایند.

- پیگیری هر گونه امر آموزشی - درخواست تغییر رشته، اخذ مجوز از کمیسیون موارد خواص و ... - به گونه ای انجام پذیرد که نتیجه امر مذکور تا قبل از شروع انتخاب واحد اصلی بطور قطعی محرز و مشخص گردد.

-         الزام آور بودن رعایت اخذ دروس پیش نیاز

-         الزام آور بودن عدم تداخل ساعات کلاس و تداخل امتحانات

-         دقت در عنوان، شماره، گروه و تعداد واحد درس و همچنین مقطع تحصیلی دروس ارائه شده

-         حداقل واحد مجاز به اخذ 12 واحد ( حداقل واحد مجاز فقط برای دانشجویان ورودی 92و 91 تعداد 14 واحد)

-         دانشجویان دارای معدل نیمسال زیر 12 حداکثر مجاز به اخذ 14 واحد درسی

-         حداکثر واحدهای انتخابی 20 واحد ( سقف واحد های انتخابی برای دانشجویان دارای معدل نیمسال حداقل 17 با تایید گروه آموزشی حداکثر 24 واحد)

-         دانشجویان نیمسال آخر دارای میانگین معدل کل بالای 10 حداکثر واحد مجاز انتخابی 24 واحد

-         تکمیل فرم ادعا نامه فارغ التحصیلی توسط دانشجویان نیمسال آخر در صورت نیاز به تسهیلات خاص انتخاب واحد و ارائه آن به آموزش دانشکده

-         به دانشجویان نیمسال آخر متذکر می گردد قبل از تکمیل و تحویل فرم ادعانامه فارغ التحصیلی با مراجعه به " اطلاعات جامعه دانشجویی سامانه گلستان"و استاد راهنمای مربوطه از درستی تعداد واحد های گذرانده خود (عمومی، اختیاری، پایه واصلی و تخصصی ) و رعایت صحیح اخذ دروس  طبیق موازین آموزشی اطمینان حاصل نمایند

-         برای ثبت درس معرفی به استاد لازم است ابتدا کارشناس دانشکده وضعیت اجبار در اخذ را در سامانه گلستان اعمال و سپس دانشجو موظف است شخصاً نسبت به ثبت آن درس در سامانه گلستان اقدام نماید

-         الزام آور بودن کسب موافقت کتبی از مدیران گروه مبدا و مقصد برای ثبت درس مشترک از گروههای دیگر

-         دانشجویانیکه ثبت نام مقدماتی را انجام نداده اند صرفاً می توانند در آخرین روز بازه ثبت نام اصلی انتخاب واحد نمایند.

-         مسئولیت و آگاهی رعایت مقررات  آموزشی در هر صورت برعهده دانشجو است و عدم رعایت آن تخلف محسوب می گردد و مطابق مقررات با آن برخورد می شود. بدیهی است عدم اطلاع دانشجو از مقررات آموزشی هیچگونه ادعای حقی را برای وی ایجاد نخواهد نمود.